Planilha ou sistema para salão: quando a planilha para de dar conta

Uma escova de R$ 70 marcada às 10h, outra cliente sentada na mesma cadeira às 10h, e as duas com o horário confirmado. A primeira remarcou pelo WhatsApp com a cabeleireira, a recepção não viu a mensagem, e a planilha continuou dizendo que o horário estava livre.

Na dúvida entre planilha ou sistema para salão, tire a agenda da planilha primeiro, assim que mais de uma pessoa precisar mexer nela, e deixe as contas onde estão enquanto fecharem sem retrabalho. A decisão não precisa ser tudo ou nada. O resto do post mostra como contar uma semana para decidir e como migrar sem parar o salão.

A planilha quebra quando duas pessoas precisam da mesma informação

Planilha guarda bem; o problema é manter atualizada. Se a profissional combina a troca de horário no celular dela e só você altera o arquivo, a informação fica certa em um lugar e errada no outro até alguém passar a limpo. Com duas cópias do arquivo ou uma aba aberta em dois aparelhos, nem sempre dá para saber qual é a verdadeira.

Esse custo fica escondido porque a planilha não cobra mensalidade. Por isso vale medir, em vez de discutir no achismo se ela ainda dá conta.

Enquanto só você mexe e pouca coisa muda, a planilha dá conta

Quem atende sozinha, com agenda previsível, não precisa correr para um sistema. Se você anota tudo na hora, quase não remarca e fecha o mês sem sustos, a planilha cumpre o papel. Ela também é boa para as contas a pagar e a receber, porque uma pessoa lança e nada muda com a cliente na cadeira.

Para ela durar, bastam quatro cuidados:

• Salve na nuvem, no Google Planilhas ou no OneDrive, que guardam as versões anteriores se alguém apagar uma fórmula.
• Deixe uma pessoa só como responsável por lançar, e combine que os outros só consultam.
• Marque um dia fixo para fechar a semana, em vez de deixar para o fim do mês.
• Não compartilhe por link aberto, porque a lista tem telefone, CPF e histórico das clientes.

Conte uma semana antes de decidir

Cinco anotações numa folha de papel mostram onde a planilha está falhando. Deixe a folha no balcão e marque um risquinho a cada vez que acontecer. Não mude nada no seu jeito de trabalhar nesses dias, para o retrato sair fiel.

Como ler o resultado: se houve um conflito de horário na semana, ou se mais de uma pessoa muda a agenda, ela já pede outra ferramenta. Se só você mexe, não houve conflito e passar a limpo leva menos de 10 minutos por dia, a planilha pode ficar. Esses cortes são um ponto de partida; quem tem horário mais caro ou equipe maior deve ser mais exigente.

E se a semana for atípica? Repita em outra. Semana de feriado ou de movimento fraco esconde o problema, então conte numa semana comum, com sábado incluído.

A agenda sai primeiro, as contas podem ficar

Decida por tarefa, não pelo salão inteiro. A agenda costuma ser a primeira a sair porque é o que mais muda; as contas costumam ser as últimas. Se a sua dúvida já é qual ferramenta escolher, as 8 perguntas antes de assinar ajudam na demonstração.

Na Bellory, agenda por profissional, agendamento online pelo link e confirmação pelo WhatsApp estão em todos os planos. O Gratuito tem limite de 30 agendamentos por mês, 100 clientes e 1 pessoa. A comissão entra a partir do Básico e o financeiro a partir do Plus; até lá, as contas podem continuar na planilha.

Para ver se o grátis basta no seu caso, este post faz a conta dos números que decidem. Sobre a regra da comissão, vale ler como calcular sem fechar a conta às 22h.

Migre em quatro passos, sem parar o salão

1. Limpe a lista de clientes. Tire as repetidas e confira o DDD. Nome e telefone bastam para começar.
2. Importe a lista antes de mexer na agenda, para não digitar cliente por cliente na hora de marcar.
3. Lance as próximas quatro semanas no sistema e use os dois por uma semana, com o sistema mandando e a planilha só para conferir. Escolha uma semana tranquila, longe de feriado.
4. Desligue a agenda da planilha. Renomeie o arquivo para "agenda antiga, não usar" e guarde para consulta.

E se a semana de teste der errado? Volte para a planilha naquele dia, anote o que travou e tente de novo na semana seguinte, já que o arquivo antigo continua guardado. Avise a equipe com antecedência, porque é o hábito de cada uma que faz a troca funcionar ou não.

A Bellory importa a lista por planilha em todos os planos, pedindo só nome e telefone, e ignora quem já está cadastrada. No Gratuito entram até 100 clientes e as demais linhas ficam de fora, então, se a sua lista for maior, comece pelas que vieram nos últimos meses.

O que fazer esta semana

1. Deixe a ficha da semana no balcão hoje e peça para a equipe marcar também.
2. No sábado, some os risquinhos e veja a tabela: anote o que fica e o que sai.
3. Se a agenda sair, separe a lista de clientes e limpe as repetidas antes de testar qualquer sistema.

Se a ficha terminar com zero conflito e só você mexendo na planilha, deixe tudo como está e repita a contagem daqui a três meses.