Sistema para clínica de estética: o que precisa ter além da agenda

"Pelas minhas contas ainda faltam três sessões." A mensagem chega numa terça à noite, o caderno diz duas, e ninguém lembra se a sessão remarcada no mês passado foi riscada. Você cede para não discutir, ou discute e a cliente fica chateada.

Um sistema para clínica de estética precisa ir além da agenda: controlar o saldo de cada pacote, mandar anamnese e termo antes da sessão e deixar fotos e alergias onde a equipe encontra. Dá para conferir tudo isso antes de assinar, com uma cliente fictícia de 10 sessões. O roteiro desse teste está mais abaixo, pronto para usar.

Agenda comum não sabe quantas sessões faltam

Uma agenda comum responde quem vem e a que horas. A clínica precisa saber mais: esta é a sessão quantas de quantas, o pacote ainda vale, a ficha foi respondida, o que foi feito da última vez. Sem um lugar único, a resposta fica espalhada entre caderno, WhatsApp e a memória de quem atendeu.

O dinheiro do pacote entra antes e o trabalho vem ao longo de meses. Por isso, anote à parte o que foi vendido e ainda não foi atendido, para não gastar esse valor como se fosse sobra do mês.

O saldo do pacote precisa baixar sozinho e voltar quando a sessão não acontece

A sessão sai do saldo quando acontece, não quando é marcada. Se a cliente marcou três e cancelou uma, o saldo tem de mostrar isso sem ninguém corrigir à mão. Em pacote com mais de um procedimento, o saldo precisa ser separado por serviço: seis de drenagem e quatro de limpeza de pele não são "dez sessões".

Para definir a validade, some as sessões, o intervalo do protocolo e uma folga. Dez sessões semanais levam 10 semanas; com 4 de folga, são 14 semanas, ou 98 dias. Esses números são só um exemplo: protocolo com intervalo maior e cliente que viaja muito pedem mais folga.

A falta precisa de regra escrita antes da venda, porque é ela que resolve a discussão depois. O prazo depende do seu custo: sessão com equipamento disputado pede mais antecedência do que uma sessão que outra cliente ocupa fácil. A regra abaixo usa 24 horas; ajuste à sua realidade.

Na Bellory, a partir do plano Básico, o pacote tem saldo por serviço: a sessão fica reservada ao marcar, sai do saldo quando o atendimento é concluído e volta em caso de cancelamento ou falta. Dois limites: se a sua regra faz a falta consumir a sessão, esse acerto fica com você, e o aviso de vencimento vai para a equipe, não para a cliente.

Anamnese e termo chegam antes da cliente

Mande a ficha quando a avaliação for marcada, não na recepção. Em casa, a cliente tem tempo de lembrar o nome do remédio, e você lê as respostas antes de ela deitar na maca. Uma base comum inclui alergias, medicamentos contínuos, condições de saúde, gestação ou amamentação, sensibilidade na pele e procedimentos recentes. Quem define o que mais entra é a profissional responsável, conforme o procedimento.

Não repita a ficha inteira a cada sessão, ou a cliente para de responder. Ficha completa na avaliação e no começo de um protocolo novo; nas outras sessões, uma pergunta na chegada: "mudou alguma coisa na sua saúde ou nos seus remédios desde a última vez?"

E se ela chegar sem responder? Decida antes: reserve 10 minutos para preencher junto com ela e, em procedimento com contraindicação, só comece com a ficha lida. Melhor atrasar 10 minutos do que descobrir a alergia depois.

A partir do plano Básico, a Bellory liga a anamnese ao serviço e manda o link pelo WhatsApp conectado do negócio ao marcar. O termo guarda o aceite com data e hora, e a cliente pode assinar com o dedo. Como o envio acontece em cada agendamento daquele serviço, ligue a ficha completa ao serviço de avaliação, não ao da sessão.

Foto de antes e depois não deveria morar na galeria do celular

Na galeria, a foto da cliente fica misturada com as da sua família, entra no backup pessoal e vai embora com a profissional, se ela sair da clínica. O cuidado é maior porque a LGPD trata dado referente à saúde como dado sensível (abre em nova aba), e foto e ficha de tratamento podem revelar esse tipo de informação. Se você se apoia no consentimento da cliente, ele precisa ser específico e destacado.

Peça duas autorizações, separadas. Uma para guardar a foto no histórico do tratamento e outra para divulgar. Se ela aceitar a primeira e recusar a segunda, tudo bem: a foto continua servindo para acompanhar a evolução. Se ela autorizar a divulgação e depois mudar de ideia, tire do ar.

Fotografe sempre do mesmo jeito, ou a comparação não serve para nada: mesma luz, mesmo ângulo, mesma distância e, de preferência, o mesmo lugar. Tire antes da primeira sessão e nos intervalos que o protocolo pedir.

Alergia e evolução precisam aparecer para quem vai atender

Se a colega cobrir a sua folga, ela precisa saber da reação de duas semanas atrás antes de começar, não depois de ler três páginas. Ao fim de cada sessão, bastam alguns campos:

• Área tratada e técnica usada, com os parâmetros que você costuma anotar.
• Produtos usados.
• Como a pele reagiu, durante e depois.
• O que fazer na próxima sessão.

E se ninguém preencher? Costuma acontecer quando o registro fica para o fim do dia. Reserve os últimos cinco minutos de cada horário para isso e, ao montar a agenda, conte esse tempo na duração do serviço.

O prontuário da Bellory, a partir do plano Plus, tem linha do tempo, até 10 fotos por atendimento e ponto de atenção para alergia ou reação, que aparece em destaque também no agendamento. É interno: a cliente nunca vê.

Cabine e equipamento: pergunte antes, porque nem toda agenda controla

Duas profissionais livres às 15h não significam dois atendimentos possíveis, se as duas precisam do mesmo laser ou da mesma sala. Agenda organizada só por profissional mostra os dois horários como livres, e o choque aparece na hora.

Pergunte na demonstração: "se o equipamento já está ocupado às 15h, o sistema me impede de marcar?" Se a resposta for não, você ainda pode resolver com uma grade fixa, por exemplo laser de manhã com uma profissional e à tarde com a outra. Quando cada profissional tem a própria sala e o próprio equipamento, o problema quase não existe.

A Bellory organiza a agenda por profissional e não tem agenda por sala ou equipamento. Se a sua clínica disputa aparelho o dia inteiro, leve isso em conta na escolha.

Uma cliente fictícia mostra o que a demonstração não mostra

Toda demonstração funciona com a agenda limpa. Para testar de verdade um sistema para clínica de estética, cadastre uma cliente fictícia com o seu celular e passe por cada linha abaixo. Se a dúvida for sobre contrato, migração e equipe, as 8 perguntas antes de assinar completam o teste.

O que fazer esta semana

1. Conte quantas sessões vendidas ainda faltam atender, cliente por cliente, e confira com o caderno.
2. Escreva a regra do pacote e passe a enviar para toda cliente que comprar a partir de agora.
3. Separe a autorização de foto em duas e tire as fotos de clientes da galeria pessoal.
4. Faça o teste da cliente fictícia no sistema que você usa hoje ou no que está avaliando.

Comece pela primeira da lista: com o saldo conferido, a próxima mensagem dizendo "pelas minhas contas" se resolve em uma resposta.