Mensagem de confirmação de agendamento: modelos para o salão

Sábado com oito horários marcados. Você manda a confirmação na sexta à noite, seis clientes respondem e duas nem visualizam. Na hora de dormir, a dúvida fica: seguro esses horários ou ofereço para quem está esperando?

Uma boa mensagem de confirmação de agendamento sai com antecedência, traz serviço, dia e hora, e pede uma resposta fechada: SIM para confirmar, NÃO para remarcar. Quem não responde recebe uma segunda mensagem com prazo, e só depois você decide sobre o horário. Abaixo estão os modelos prontos, os prazos por serviço e o que fazer com o silêncio.

Mensagem vaga recebe resposta vaga

"Tudo certo para amanhã?" não confirma nada. Ela pode responder "acho que sim", curtir a mensagem ou deixar para depois, e você continua sem saber. A pergunta fechada funciona porque cabe em uma palavra e pede uma decisão, e escrever NÃO dá menos constrangimento do que ligar para desmarcar.

Outro motivo para escrever serviço, dia e hora é o engano. Cliente que marcou há três semanas pode ter anotado outro dia. Se o erro aparece na véspera, você ainda tem tempo de ajustar a agenda.

O melhor momento depende do serviço e do dia da semana

Quanto mais difícil de preencher o horário, mais cedo você precisa saber. Uma escova cancelada na véspera ainda pode virar encaixe; uma coloração de 3 horas, dificilmente. Use a tabela como ponto de partida e ajuste pelo tempo que você leva para preencher uma vaga.

Mande em horário comercial, de preferência de manhã. Assim sobra o dia inteiro para ela responder e para você oferecer a vaga. Mensagem enviada às 22h costuma ser lida só no dia seguinte, justamente quando você já precisava da resposta.

Modelos de confirmação para copiar

Troque os colchetes e deixe a mensagem com a sua cara. Se o seu jeito de falar é outro, mude as palavras, mas mantenha serviço, dia, hora e a resposta fechada.

• Serviço longo: "Oi, [nome]. Sua [coloração] é [dia], às [hora], e leva cerca de [3 horas]. Venha com [o cabelo sem lavar há 2 dias]. Responda SIM para confirmar ou NÃO se precisar remarcar."
• Cliente nova: "Oi, [nome], seja bem-vinda. Te espero [dia], às [hora], para [serviço], na [endereço]. Responda SIM para confirmar ou NÃO se precisar remarcar."
• Com sinal pago: "Oi, [nome]. Sua [progressiva] é [dia], às [hora], e o sinal já está registrado. Responda SIM para confirmar. Se precisar remarcar, me avise até [prazo da sua regra]."

O preparo do serviço longo só entra se for real para o seu procedimento. Se a orientação vem do fabricante do produto, siga o que ele indica.

Sem resposta: insista uma vez, com prazo, e depois decida

O silêncio não é um não. Ela pode estar no trabalho ou sem bateria, então não libere o horário sem avisar. A segunda mensagem é curta e diz até quando você consegue segurar.

Passado o prazo, siga esta ordem:

1. Ligue uma vez, se for serviço longo ou cliente que você quer manter. Uma ligação de um minuto resolve muitos casos.
2. Cliente com sinal pago: mantenha o horário. Ela já tem um compromisso com você.
3. Cliente fixa que nunca faltou: mantenha o horário e, se houver lista de espera, avise a próxima de que a vaga pode abrir.
4. Cliente nova ou que já faltou: libere o horário só se a regra tiver sido avisada ao marcar, e avise que liberou.

Essa regra de liberar precisa estar escrita antes. O post sobre política de cancelamento do salão traz um modelo pronto para colocar na conversa em que ela marca.

Quem diz NÃO precisa de um novo horário na mesma conversa

O NÃO é a melhor resposta que você podia receber depois do SIM, porque sobra tempo para preencher a vaga. Agradeça, ofereça dois horários e passe a vaga adiante. Se ela disser que prefere ver depois, anote e chame de novo na semana seguinte, em vez de deixar a conversa morrer.

Confirmação pede resposta; lembrete só avisa

Os dois têm funções diferentes. A confirmação sai na véspera, ou antes, e serve para você saber quem vem. O lembrete sai poucas horas antes e serve para ela não esquecer, sem pedir resposta. Mandar só um dos dois já ajuda; se for escolher, comece pela confirmação, que ainda dá tempo de preencher a vaga.

Fazer isso na mão, para toda a agenda, é o que costuma cansar. Na Bellory, em todos os planos, a confirmação sai sozinha pelo WhatsApp conectado do negócio, de 12 a 48 horas antes. O SIM confirma e o NÃO cancela o horário na agenda, então ajuste o texto para ela saber disso. Não há reenvio para quem não respondeu: a segunda mensagem é sua.

O lembrete de 1 a 6 horas antes entra a partir do plano Básico. Veja como isso funciona no sistema para salão de beleza.

O que fazer esta semana

1. Copie a confirmação padrão para as respostas rápidas do WhatsApp e ajuste com o seu jeito de falar.
2. Separe seus serviços em curtos e longos e defina quando cada um recebe a mensagem.
3. Escreva o que você faz com quem não responde e coloque essa regra na conversa de marcação.
4. Durante uma semana, anote quantas responderam SIM, quantas disseram NÃO e quantas ficaram em silêncio.

Na sexta de manhã, mande as confirmações de sábado. Até o almoço você já sabe quais horários estão seguros e quais pode oferecer.